Tietosuoja (GDPR) 

Tietosuojaseloste 

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Kymenlaakson Kylät ry

Osoite: Savonkatu 23, 45100 Kouvola

Puhelin: 040 184 3576

Sähköposti: toimisto@kymenlaaksonkylat.fi

Yhteyshenkilö: Elina Seppänen

2. Rekisteröidyt

Kymenlaakson Kylät ry on rekisteröity yhdistys.

Rekisterinumero: 180.480 ja Y-tunnus: 1622397-0

Pidämme henkilötietoja sisältävää rekisteriä kymenlaaksolaisten kylä- ja kaupunginosayhdistysten vastuuhenkilöistä, Kymenlaakson Kylät ry:n jäsenistä ja sen entisistä jäsenistä, yhteyshenkilöistä sekä yhdistyksen luottamushenkilöistä.

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä yhdistyksen sisäinen ja ulkoinen tiedottaminen ja markkinointi, myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä lain mukaisen ajan.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Rekisteriin voimme tallentaa jäsenten syntymäajan ilman henkilötunnuksia. Emme tallenna mitään yksiöön kohdistuvia terveys, - tai uskonnollisia tietoja.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Jäsenrekisterissä käsitellään jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja, joita ovat:

- Rekisteröidyn etu- ja sukunimi / yhdistyksen vastuuhenkilöt

- osoite ja kotipaikka

- sähköpostiosoite

- vastuuhenkilöiden puhelinnumero

Sähköisen viestinnän tunnistetiedot ovat myös toimisto@kymenlaaksonkylat.fi yhteystiedostossa.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään ja niiden käyttöoikeus pyydetään yhdistyksen jäseneksi liittymisen yhteydessä, jonka voi tehdä paperisella liittymislomakkeella tai sähköisesti yhdistyksen verkkosivuilla: www.kymenlaaksonkylat.fi.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen tietojärjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, joista vastaa nimetty rekisterin hoitaja (yhdistyksen nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö).

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Kymenlaakson Kylät ry ei luovuta henkilötietoja kenellekään kolmannelle osapuolelle ilman asianomaisen omaa lupaa.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Kymenlaakson Kylät ry ei luovuta henkilötietoja kenellekään kolmannelle osapuolelle ilman asianomaisen omaa lupaa.

- Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso

- Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai

- Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi.

Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Henkilötiedot poistetaan myös varmuuskopioinneista siitä eteenpäin, kun ne on poistettu rekisteristä.

10. Profilointi

Kymenlaakson Kylät ry voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle suunnattuja yhdistyksen sisäisiä viestejä, kuten merkkipäiväonnitteluja.

Profilointi tietoja ei luovuteta kenellekään kolmannelle osapuolelle ilman asianomaisen lupaa.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa, saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;

- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;

- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;

- vaatia henkilötietojensa poistamista;

- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;

- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;

- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja

- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen yhteydenotot -kohdan mukaisesti.

Kymenlaakson Kylät ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse toimisto@kymenlaaksonkylat.fi tai ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Kymenlaakson Kylät ry

Savonkatu 23

45100 Kouvola

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

Tämä tietosuojaseloste on otettu käyttöön Kymenlaakson Kylät ry:n hallituksen päätöksellä 16.8.2018.

Viimeksi päivitetty 8.7.2018, yhteystiedot päivitetty 20.1.2021.